Mijn week als planning specialist
Als Planning Specialist bij Cratos Consulting is geen dag én geen week hetzelfde. Van het voorbereiden en faciliteren van planningssessies, het samenwerken met diverse projectteams en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden… erg veelzijdig en uitdagend!
Maandag: een goede weekstart vanuit huis
Mijn week begint met een ochtend thuiswerken. Om half 9 heb ik de wekelijkse ‘Hello Monday’-bijeenkomst. Met mijn Cratos collega’s nemen we de week door en vieren we de successen van afgelopen week. Ook is er ruimte voor het vragen om hulp die je verwacht nodig te hebben bij je werkzaamheden als planning specialist deze week.
Daarna focus ik mij op het voorbereiden van een belangrijke planningssessie voor een van de projecten van Rijkswaterstaat, die ik aanstaande woensdag faciliteer. Het is een complex project waarbij veel verschillende partijen betrokken zijn. Precies waar ik van houd! De uitdaging om alle activiteiten in een mooie, overzichtelijke planning weer te geven, motiveert me enorm.
Workshop-playbook
Vanuit Cratos Consulting hebben we een workshop-playbook waarmee we onze workshops kunnen inrichten en aanpassen al naar gelang de behoefte van de groep. Ik kies de werkvorm met associatiekaarten voor een interactieve opening. Als middelstuk pakken we het planningsdeel op tot slot bedenk ik nog een leuke afsluiter. Dankzij onze toolbox is het een kwestie van bouwstenen toepassen en de project vraag specifiek maken. Daarbij kan ik als planning specialist putten uit de ervaring van collega’s.
Na de lunch heb ik een voortgangsbespreking met het projectteam van een ander project van Rijkswaterstaat. We nemen de planning door na alle nieuwe ontwikkelingen en zetten de puntjes op de i. Zo staat het hele team achter de aanpassingen op de planning en creëer ik draagvlak als planning specialist.
Kijk, het zonnetje schijnt nog! Ik trek snel mijn hardloopkleren en -schoenen aan en ga een rondje hardlopen.
Dan plan ik daarna een gesprek in met de risico-eigenaren voor de koppeling met de planning, voordat alle agenda’s vol zijn!
Verbinden en adviseren op dinsdag als planning specialist
Vandaag staat in het teken van intensief overleg met het projectteam bij het Rijksvastgoedbedrijf. Samen werken we aan het actualiseren van de planning van een complex, landelijk project. Hierbij is het belangrijk dat alle betrokkenen – waaronder meerdere aannemers en gebruikers met uiteenlopende wensen – goed op één lijn komen.
Ondanks enkele vragen en opmerkingen weten we snel tot een gedeelde koers te komen. Door actief te luisteren en duidelijk te communiceren, zorg ik ervoor dat iedereen zich gehoord voelt en zich kan vinden in de gekozen aanpak, wat de betrokkenheid ten goede komt.
In de middag verzorg ik een training over ‘Risicogestuurd Denken en Handelen’. Hiermee stimuleer ik een risicobewuste houding binnen het projectteam, zodat teamleden zelf proactief risico’s signaleren en meedenken over beheersmaatregelen.
Uitdaging en focus op woensdag
Vandaag werk ik als planning specialist op locatie bij het kantoor van Rijkswaterstaat in Utrecht. De dag begint met een planningssessie die ik begeleid. Het gaat om een nieuw project, waarbij we vanaf de basis de planning gaan opstellen. Om de sessie op een energieke en betrokken manier te starten, maak ik gebruik van de Cratos associatiekaarten.
Iedere deelnemer kiest eerst een kaart die iets over henzelf zegt. Vervolgens kiest iedereen nog een kaart die hun gevoel weergeeft over de start en het verloop van het project. Deze persoonlijke reflecties worden gedeeld met de groep, wat zorgt voor openheid en een gezamenlijke start van de sessie.
Stap voor stap bouwen als planning specialist
Omdat we starten met een volledig nieuwe planning, pakken we het visueel en interactief aan met flipovervellen en post-its. We beginnen bij de eerste fasen van het project en bouwen stap voor stap verder tot aan de afronding. Om structuur aan te brengen in alle ideeën, vraag ik als planning specialist iedere deelnemer om zelf post-its te schrijven en deze op de flipovers te plakken. Op die manier verzamelen we input vanuit alle perspectieven. Vervolgens bepalen we samen de belangrijkste mijlpalen en koppelen daar concrete deadlines aan. We sluiten de sessie af door de volledige planning te doorlopen, afspraken te maken over de verdere uitwerking en een vervolgmoment in te plannen.
Na de lunch neem ik de tijd om alle input te verwerken. Mijn bureau – en zelfs de vloer – ligt vol met flipovervellen waarop de resultaten van de ochtend staan. Met volledige focus werk ik dit uit in PrimaVera. Ik maak een nieuwe planningsstructuur aan, verwerk alle gegevens en pas de lay-out aan voor duidelijkheid. Daarna deel ik de eerste conceptversie met de deelnemers van de sessie en nodig hen uit om feedback te geven. Het fijne van op locatie werken bij de opdrachtgever is dat ik als planning specialist eventuele vragen direct kan stellen aan de juiste mensen.
Donderdag staat in het teken van rapportages en BILA
De ochtend begin ik als planning specialist vanuit huis, waar ik werk aan een voortgangsrapportage voor Rijkswaterstaat. Hierin geef ik een overzicht van de stand van zaken binnen het project. Vooraf stem ik uiteraard af met collega’s van andere beheersaspecten, zodat ik tot een goed onderbouwd en integraal advies kan komen.
Tijdens het formuleren van mijn aanbevelingen loop ik echter even vast. Ik besluit daarom een ervaren collega van Cratos te bellen om mee te denken. Gelukkig heeft hij om 11.00 uur tijd voor een kort overleg via Teams – heel prettig dat dit zo snel geregeld kan worden.
Naar Rijkswaterstaat
Rond het middaguur vertrek ik naar het kantoor van Rijkswaterstaat in Delft voor een één-op-één-gesprek (BILA) met de MPB’er. We bespreken de projectvoortgang en ik ontvang waardevolle feedback. Om efficiënt met onze agenda’s om te gaan, combineren we het gesprek met een lunchafspraak. Dat maakt het overleg niet alleen effectief, maar ook informeel en ontspannen.
Voor ik naar huis vertrek en de files probeer te vermijden, neem ik nog even de tijd om bij te praten met collega’s uit het projectteam. We delen informatie over lopende zaken binnen de verschillende projecten. Het is inspirerend om te zien hoe bevlogen iedereen is in zijn eigen vakgebied. Juist deze informele uitwisseling geeft vaak waardevolle inzichten in wat er speelt tussen de regels door bij andere beheersdisciplines – een essentieel onderdeel van het geven van goed advies.
Ontwikkeling en ontspanning op vrijdag
De week sluit ik als planning specialist af met een themadag op het kantoor in Bilthoven. Eén keer per maand komen we op vrijdag met alle consultants samen om ervaringen uit te wisselen, te sparren en gezamenlijk een training te volgen. Deze editie stond in het teken van de training “Train-de-Facilitator”, verzorgd door Michael. Het onderwerp: het effectief begeleiden van workshops. We gingen in op vragen als: wanneer is een workshop de juiste werkvorm, hoe ontwerp je een krachtige sessie en hoe ga je om met uiteenlopende persoonlijkheden binnen een groep.
Door de combinatie van theorie en praktische oefeningen heb ik als planning specialist direct nieuwe vaardigheden kunnen oefenen en toepassen. Die kennis neem ik gelijk mee: aanstaande donderdag faciliteer ik een planningssessie voor een nieuwe klant, waar ik deze inzichten meteen in de praktijk ga brengen.
Erg fijn dat we bij Cratos Consulting alle ruimte krijgen om onszelf te ontwikkelen en door te groeien. Daar helpen deze themadagen ontzettend bij. We sluiten de dag af met en een gezellig potje padel en een borrel met alle collega’s!
Wil je meer weten?
Zo ziet mijn gemiddelde week eruit. Een mix van klantcontacten, interne overleg, ontwikkeling en natuurlijk veel plannen. Het is erg afwisselend, waarbij het werken in projecten elke dag iets anders brengt. En dat is precies wat ik zo leuk vind aan mijn baan bij Cratos Consulting.
Neem voor meer informatie contact met ons op of kijk bij onze openstaande vacatures.
